Unerwartete Personalausfälle und Wissenssicherung in Organisationen
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Zuletzt geändert am 24. 5. 2024 von PUMAB25.
Geschichte / Problembeschreibung
Ein unvorhersehbares und unabwendbares Ereignis wie beispielsweise eine schwere Erkrankung oder ein vorzeitiges Beschäftigungsverbot aus medizinischen Gründen während der Schwangerschaft, können unerwartet dazu führen, dass Fachkräfte mit spezifischem Expert*innenwissen ihre Tätigkeit abrupt unterbrechen müssen. Dies stellt Organisationen vor die Herausforderung, schnell auf den Wissensverlust zu reagieren und gleichzeitig die Aufgaben der betroffenen Person auf andere Mitarbeiter*innen zu übertragen. Besonders kritisch wird dies, wenn keine Vorbereitungen für solche Situationen getroffen wurden und das spezialisierte Wissen nicht vollständig dokumentiert oder an andere Mitarbeiter*innen übermittelt wurde. Organisationen stehen somit vor der Aufgabe, effektive Strategien zur Wissenssicherung von Expert*innenwissen zu entwickeln und umzusetzen.
Einsichten / Lessons Learned
- Die Notwendigkeit, Wissen systematisch zu erfassen und zu teilen, wird oft erst erkannt, wenn es bereits zu spät ist.
- Eine proaktive Wissenssicherung und -teilung ist in jeder Organisation essentiell um auf Personaländerungen entsprechend reagieren zu können.
- Es genügt nicht Expert*innen per Dienstanweisung oder per Sammelmail den Auftrag zu erteilen, ihr Wissen über die zur Verfügung stehenden Wissensablagesysteme zu dokumentieren.
Folgerungen / Problemlösung
- Aus diesem Grund sollten Maßnahmen etabliert werden, die Mitarbeiter*innen ermutigen, ihr Wissen aktiv zu teilen. Eine möglichst vollständige Erhebung des leistungsrelevanten oder erfolgskritischen Expert*innenwissens kann nur dann gelingen, wenn die Expert*innen systematisch dabei unterstützt werden, das in ihnen vorhandene Wissen vollständig zu dokumentieren. Dies kann durch Anerkennung und Wertschätzung ihrer Beiträge gefördert werden. Nur dadurch können all diejenigen Personen, die dieses Wissen später benötigen, auch den optimalen Nutzen daraus ziehen. [1]
- Die Förderung einer offenen Organisationskultur, in der Wissensteilung und -dokumentation als wertvoll angesehen werden, ist entscheidend für den Erfolg dieser Maßnahmen.
- Technologische Hilfsmittel wie z.B. Wissensdatenbanken oder interne Anleitungen (z.B. in Form von Audio- oder Videoaufnahmen) können den Wissenstransfer unterstützen und langfristig sichern.
Anschlussfragen
- Wie können Organisationen sicherstellen, dass das Wissen von Mitarbeiter*innen, die plötzlich ihrer Tätigkeit nicht nachgehen können, effizient gesichert wird?
- Welche Rolle spielen Führungskräfte bei der Förderung einer Kultur der Wissenssicherung und -teilung?
- Wie kann die Organisationskultur so gestaltet werden, dass die Wissenssicherung als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit angesehen wird?
