Prozess der Wissenssicherung

Der Prozess der Wissenssicherung kann als systemischer Prozess verstanden werden, der von der Grundannahme ausgeht, dass Wissen entsteht, wenn Informationen – ausgehend von einer konkreten Zielsetzung bzw. Aufgabe – ausgewählt, verbunden, transformiert und vor einem spezifischen Hintergrund bewertet werden.

Um den Prozess des Wissensmanagements anschaulicher darzustellen, kann er in fünf Phasen bzw. Elemente-Bündel unterteilt werden, die durch unterschiedliche Grundlagen, Handlungen und Ziele charakterisiert sind:

• Phase 1: Identifizieren / orten, heben, Verteilung planen
• Phase 2: Sammeln und aufbereiten (gewichten, bewerten)
• Phase 3: Sichern in verschiedenen Subsystemen (organisatorisch, personell, technologisch)
• Phase 4: Übertragen und verteilen (dabei meist auch automatisch erweitern / weiterentwickeln)
• Phase 5: Nutzen des vorhandenen Wissens

Der Prozess folgt einem zyklischen Ablauf. Dies bedeutet, dass die einzelnen Phasen in mehreren Schleifen durchlaufen werden. Bei wiederholtem Durchlauf werden Lerneffekte generiert, wodurch sich der verbundene Aufwand sukzessive reduziert.

Abbildung 11: Wissenssicherung als zirkulärer Vorgang mit den einzelnen Phasen

In der Praxis folgen die dargestellten Elemente nicht immer der dargelegten chronologischen Reihenfolge und können auch nicht isoliert voneinander verwirklicht werden. Vielmehr ist es das Ziel, die einzelnen Elemente in ein sich fortlaufend entwickelndes, den Arbeitsalltag begleitendes Wissensmanagement zu integrieren. Grundsätzlich ist es möglich, in jeder Phase in den zyklischen Prozess einzusteigen. Es gilt jedoch zu beachten, dass dies einen gewissen »Reifegrad« des bestehenden Wissensmanagement-Systems erfordert. Eine hohe Qualität in der Vorbereitung ist dementsprechend unerlässlich. Die Verantwortung für den dargestellten Prozess liegt bei der Führungskraft. Ihr obliegt das Anstoßen, das Vorantreiben sowie die Qualitätsentwicklung des Wissenssicherungsprozesses. Jedoch ist es für den Erfolg dieses zyklischen Prozesses notwendig, das gesamte Team in den Prozess einzubinden, da allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wesentliche Funktionen im Rahmen des Wissensmanagements und der Wissenssicherung zukommen. In weiterer Folge werden für jedes Prozesselement die zentralen Ziele, die zugehörigen Maßnahmen, methodische Zugänge, Akteurinnen und Akteure sowie der Zeitrahmen detailliert erläutert.