Wissensmanagement-Toolbox

Die aktuelle Sammlung der Wissensmanagement-Tools finden Sie auf der Seite Toolbox.

Überblick über die in der Original-Publikation enthaltenen Tools:

Abbildung 12: Wissensmanagement-Toolbox

Zielgerichtete Interventionen erfordern erprobte Instrumente. Darauf weisen schon Probst und Romhardt (1997) in Bezug auf ein angewandtes Wissensmanagement hin. Ein Ziel eines ausgereiften Konzeptes zum Wissensmanagement muss es daher sein, ein gewisses Repertoire an zuverlässigen Methoden und Instrumenten zur Verfügung zu stellen. Zentrales Qualitätskriterium ist dabei nicht die Neuigkeit der Instrumente, sondern vielmehr deren umfeld- bzw. situationsgerechte, oder, kurz gesagt, deren »kluge« Verwendung.

In diesem Sinne soll die vorliegende Wissensmanagement-Toolbox die Nützlichkeit und praktische Anwendbarkeit des Leitfadens erweitern. Während im ersten Teil konzeptionelle Grundkenntnisse des Wissensmanagements vermittelt wurden, dient die Toolbox dazu, Führungskräften sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein praxisnahes Instrumentarium in Form von methodischen Zugängen und Tools zur Hand zu geben. Die Anwendung der Toolbox unterstützt sie darin, für die Arbeitsleistung der Organisation wichtiges bzw. erfolgskritisches Handlungs- und Erfahrungswissen zu identifizieren und mit den unterschiedlichen Formen des Wissens, im Sinne einer lernenden Organisation, konstruktiv umzugehen.

1 Der Prozess der Wissenssicherung und seine Elemente

Der Prozess der Wissenssicherung kann als systemischer Prozess verstanden werden, der von der Grundannahme ausgeht, dass Wissen entsteht, wenn Informationen – ausgehend von einer konkreten Zielsetzung bzw. Aufgabe – ausgewählt, verbunden, transformiert und vor einem spezifischen Hintergrund bewertet werden.

Um den Prozess des Wissensmanagements anschaulicher darzustellen, kann er in fünf Phasen bzw. Elemente-Bündel unterteilt werden, die durch unterschiedliche Grundlagen, Handlungen und Ziele charakterisiert sind:

• Phase 1: Identifizieren / orten, heben, Verteilung planen
• Phase 2: Sammeln und aufbereiten (gewichten, bewerten)
• Phase 3: Sichern in verschiedenen Subsystemen (organisatorisch, personell, technologisch)
• Phase 4: Übertragen und verteilen (dabei meist auch automatisch erweitern / weiterentwickeln)
• Phase 5: Nutzen des vorhandenen Wissens

Der Prozess folgt einem zyklischen Ablauf. Dies bedeutet, dass die einzelnen Phasen in mehreren Schleifen durchlaufen werden. Bei wiederholtem Durchlauf werden Lerneffekte generiert, wodurch sich der verbundene Aufwand sukzessive reduziert.

Abbildung 11: Wissenssicherung als zirkulärer Vorgang mit den einzelnen Phasen

In der Praxis folgen die dargestellten Elemente nicht immer der dargelegten chronologischen Reihenfolge und können auch nicht isoliert voneinander verwirklicht werden. Vielmehr ist es das Ziel, die einzelnen Elemente in ein sich fortlaufend entwickelndes, den Arbeitsalltag begleitendes Wissensmanagement zu integrieren. Grundsätzlich ist es möglich, in jeder Phase in den zyklischen Prozess einzusteigen. Es gilt jedoch zu beachten, dass dies einen gewissen »Reifegrad« des bestehenden Wissensmanagement-Systems erfordert. Eine hohe Qualität in der Vorbereitung ist dementsprechend unerlässlich. Die Verantwortung für den dargestellten Prozess liegt bei der Führungskraft. Ihr obliegt das Anstoßen, das Vorantreiben sowie die Qualitätsentwicklung des Wissenssicherungsprozesses. Jedoch ist es für den Erfolg dieses zyklischen Prozesses notwendig, das gesamte Team in den Prozess einzubinden, da allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wesentliche Funktionen im Rahmen des Wissensmanagements und der Wissenssicherung zukommen. In weiterer Folge werden für jedes Prozesselement die zentralen Ziele, die zugehörigen Maßnahmen, methodische Zugänge, Akteurinnen und Akteure sowie der Zeitrahmen detailliert erläutert.

2 Beschreibung der einzelnen Tools

In der Toolbox werden die Instrumente innerhalb eines Systems präsentiert, das weitgehend dem Modell von Nonaka und Takeuchi entspricht (Nonaka, et al., 1995). Einerseits werden die Tools auf einem Kontinuum zwischen externalisiertem und internalisiertem Wissen eingeordnet, andererseits auch entlang der Prozess-Schritte 1-5 des Wissenssicherungsprozesses.

Die vorgeschlagenen 24 Tools und methodischen Zugänge fassen Best Practice Beispiele sowie Instrumente aus der gängigen Literatur zusammen. Die Zuordnung zu den fünf Phasen des Wissenssicherungsprozesses (Phasen 1–5) und auf dem Wissenskontinuum, erfolgte in einer Arbeitsgruppe aus Expert*innen einzelner Ressorts und kann nur eine Annäherung darstellen. Die angeführten Tools repräsentieren Beispiele, welche sowohl im Zuge der Wissenssicherung bei Personaländerung als auch bei der permanenten Wissenssicherung verwendet werden können.

Wesentlich dabei ist, dass die Tools auch zum kulturellen Subsystem der Organisation passen müssen. Ein »One Fits All« der Instrumente zur Wissenssicherung gibt es leider nicht, vielmehr geht es um den »Best Fit«, der sich an der Organisation und Situation orientieren soll. Die folgende Tabelle soll als Orientierungshilfe für den Einsatz der Tools dienen, wobei die Übergänge zwischen den Phasen / Prozessschritten und innerhalb des Wissenskontinuums fließend verlaufen.

Die aktuelle Sammlung von Tools, Methoden und Instrumenten des Wissensmanagements ist unter Tools zu fiden.